Для клиентов:

8 (800) 555-90-31

info@akmeservices.ru

Для соискателей:

8 (800) 555-12-30

recruiting@akmeservices.ru

Как говорил Остап Бендер: "Пишите письма!". Сегодня конверты превратились в иконки электронных ящиков, а письма чаще всего воспринимаются, как атрибут делового общения. Западные эксперты посчитали, сколько письменных коммуникаций ведут менеджеры и пришли к выводу, что от их большого количества падает производительность. Как же обстоит дело в Российских компаниях? Как часто мы обращаемся к завещанию великого Остапа Бендера?

 

В статье «Эпистолярная зараза» из газеты «Ведомости» от 20.08.2013, Борис Щербаков, гендиректор Dell в России, рассказывает, что ежедневно рассылает огромное количество виртуальных посланий. «Я пишу сотни писем: людям, которые находятся в других городах и странах. Даже в выходные не могу забыть о почте. Правда, почта — лишь первый этап общения. Я сотрудникам внушаю, что с писем надо только начинать, а дальше общаться по телефону или тет-а-тет. Только так решаются серьезные вопросы», — уточняет Щербаков.

Между тем, исследователи из университета Глазго и консалтинговой компании Modeuro Consulting пришли недавно к любопытному выводу: чем больше электронных писем пишут топ-менеджеры компании, тем больше падает производительность труда их подчиненных. В течение нескольких дней ученые и специалисты по менеджменту наблюдали за топ-менеджерами семи энергетических компаний, чьи штаб-квартиры размещаются в Лондоне. Выяснилось, что больше всего времени в течение рабочего дня занимает у руководителей именно написание электронных писем. В среднем они тратят на почту полтора часа в день, говорит Эндрю Киллик, основатель Modeuro Consulting, которого компании часто нанимают для более эффективной организации рабочего времени своих сотрудников. По его наблюдениям, гендиректора и топ-менеджеры рассылают до 56 писем в день. Оказалось также, что привычка общаться по электронной почте так заразительна, что, чем больше писем пишет начальство, тем больше писем начинают рассылать друг другу и подчиненные.

Однако ситуации в России и в Штатах, по мнению экспертов, отличаются друг от друга. «Не думаю, что то, что мы пишем друг другу на работе, можно назвать ненужными письмами. Иногда сидишь с человеком в соседних кабинетах, но нет времени дойти до его стола и пообщаться. А так быстро написал, и передал мысль. Это удобно и ускоряет рабочий процесс», — полагает Наталья Куплякова, представитель CMCR Management (один из акционеров группы компаний «Акадо»). «Я однажды работала в американской компании, где каждые 15 минут работник должен был записывать, какое рабочее задание он выполнил за этот отрезок времени, — вспоминает она, и добавляет: — Конечно, когда у тебя весь рабочий день буквально по минутам расписан, любое электронное письмо может отвлекать, и снижать темп работы».

Социальная сеть Viadeo в августе этого года провела опрос своей российской аудитории и выяснила, что работающие россияне пишут не так уж много электронных писем каждый день. Из 399 опрошенных 255 (64%) признались, что отправляют менее 25 писем в день. Еще 84 (21%) заявили, что ежедневно пишут более 25 писем. И только 60 человек (15%) сказали, что отсылают более 50 писем каждый день.

Британский эксперт Киллик считает, что только 20% всех писем используется на благо организации. Остальные 80% времени тратятся напрасно, так как большинство написанных писем бесполезны. По его мнению, во многих случаях мы могли бы уладить проблемы, просто подняв трубку телефона или переговорив с человеком с глазу на глаз.

В компании International Power топ-менеджеров попросили пореже писать электронные письма и каждый раз думать, стоит ли посылать в данной ситуации подчиненным письмо по электронной почте. Эксперимент показал, что количество электронных посланий, написанных руководителями, уменьшилось в организации на 54%. Постепенно и сами подчиненные стали писать меньше электронных писем, хотя не получали на этот счет никаких специальных распоряжений. Общий объем корпоративной почты, которой обменивались простые работники компании, сократился на 64%. У подчиненных тут же появилось свободное время, и сотрудники смогли уделять больше внимания работе над крупными проектами. Выяснилось, что отказ от общения в корпоративной почте высвобождает 10 400 часов рабочего времени в год для работы над крупными проектами.

По мнению Киллика, многие компании могли бы увеличить производительность труда сотрудников как минимум на 5% и как максимум на 30%, если бы ограничивали количество электронных посланий, которыми обмениваются их работники. Эксперт говорит, что большинство из нас даже не задумывается над тем, какой урон работе наносит постоянное чтение и написание электронных писем. Стоит только сотруднику погрузиться в рабочий процесс, как приходит электронное письмо, чтение которого тут же рассеивает внимание человека, и резко снижает его производительность труда.

Анна Сошинская, директор по внешнекорпоративным связям Amway, отмечает следующее: «Мы не можем управлять временем, мы можем управлять собой, поэтому я вывела для себя главное правило работы с почтой — не превращать переписку в чат»

Таким образом, эксперты пришли к выводу, что большое количество писем отнимает неоправданно много времени, а дает, сравнительно небольшие результаты. Общаться с коллегами можно и письменно, но нужно чувствовать, где быстрее получится обсудить проблему лично, а где лучше оповестить виртуально. Любителям писать длинные письма, стоит помнить, что лучше воспринимается краткая лаконичная информация. За это коллеги Вам будут благодарны. К тому же, нет ничего лучше живого общения.

В публикации использован материал статьи «Эпистолярная зараза» из газеты «Ведомости» от 20.08.2013, №150 (3412).


Наши партнеры

Cетевой ритейл

Перекресток Карусель X5RETAILGROUP
Спектр Улыбка радуги Скарлет
Эльдорадо Лента Норман
КЕЙ STOCKMANN MediaMarkt

 

Промышленные объекты

Карат Самойловские сладости FM LOGISTIC
БТК Knauf Avalon
Dabai Тепломаш TIKKURILA
220 Вольт Chupa Chups HYUNDAI
Chipita Major Северо-Западный ТОРГОВЫЙ ДОМ

 

HoReCa

Marriott SOKOS HOTELS PARK INN
CROWNE PLAZA GRAND HOTEL EUROPE Four Seasons
Moscow hotel KFC BUGGER KING
КОФЕ ХАУЗ SПБ РЕСТОРАН-ПИВОВАРНЯ